Встреча, размещение и трансфер участников. Особенности национального гостеприимства

Почему услуга по размещению и трансферу участников или гостей мероприятия выведена в отдельную услугу? Потому что при всей кажущейся простоте задачи варианты бывают разные…

Когда к вам на мероприятие приезжает 1-2 спикера, встретить гостей в аэропорту с табличкой, доставить в гостиницу и разместить не составит большого труда. Займет ваше время, бесспорно, но это вполне посильная задача для работников вашей компании.

Но, когда гостей становиться больше, все меняется.

Перед нами стояла задача встретить почти 2000 человек, прилетающих из разных уголков нашей страны в течение суток. Но встретить их необходимо было не просто с табличкой, а с артистами в костюмах и обязательно с караваем. Каждую группу гостей! В итоге у нас вышло 42 группы гостей, для которых работали 3 группы артистов в течение суток (как на оборонном заводе — три смены по 8 часов!). 42 приветственные песни, 42 каравая, 42 трансфера от аэропорта до гостиницы. Они буквально жили с нашим менеджером в аэропорту.
Координатором, отвечающим за данный блок, была проведена колоссальная административная и организационная работа! Судите сами: в течение недели проверить и распределить все списки, фамилии, время прилета рейсов, высчитать необходимое количество «каравайных» групп, заказать приветственные караваи, кормить и отправлять на отдых артистов, сводить графики передвижения трансферов, договориться с администрацией аэропорта о предоставлении места хранения, о возможности петь в зале встречи гостей. Вот такая незатейливая многоходовка…

Да, задачи бывают разные и организацию действий такой сложности все-таки лучше оставлять профессионалам!

Еще один пример организации логистики и трансфера.

В рамках трехдневной конференции, гости должны были посетить несколько объектов в разных населенных пунктах. Казалось бы, что может быть проще — заказать автобус и отправить гостей?!

Но ивентер никогда не подойдет к решению этой задачи так просто!
Автобус заказали,  гостей отправили, но… Добавили гидов-переводчиков, которые на 2-х языках (русском и английском) провели интереснейшую экскурсию о нашем крае, поведали о легендах и преданиях, обычаях и истории нашего региона. Красивой «вишенкой на торте» был не просто «сухпаек» на время поездки, а «кубанские гамбургеры» — домашние пирожки с домашним компотом, еще и в отдельной корзинке! А по прибытию в отель, в номерах их ожидали приветственные сувениры. И это была не просто корзина с фруктами! Это ведь скучно! :-). Каждого гостя ждал маленький оригинальный набор, подчеркивающий тематику мероприятия. В нем приветственная карточка, программа всех дней мероприятия, расписание совещаний, экскурсий, навигация, и просто полезная памятка. Довольны ли остались наши гости? Очень!

Казалось бы, всего-навсего встретить участников мероприятия, а чем радушнее вы их встречаете, тем удачнее будет проходить ваше совещание, конференция или подписание важных соглашений и договоров.

И еще небольшое, но немаловажное дополнение по поводу размещения. При большом количестве гостей с разным временем прибытия и отбытия обязательно выделяйте отдельного человека для координации всех изменений. Это даст возможность  избежать нежелательных ситуаций и перерасхода денег. Ведь это ваш бюджет, и не стоит пускать это на самотек.

Поделиться в facebook
Поделиться в google
Поделиться в twitter
Поделиться в vk
Поделиться в print
Поделиться в odnoklassniki