Коварные мелочи. Советы при выборе площадки на мероприятие.

На первый взгляд это достаточно простая и понятная задача. Что сложного найти зал и заказать его?! Все верно! Но при выборе места проведения вашего делового мероприятия есть много мелочей, которые кажутся не столь важными, и вообще незаметными пока ваши гости не войдут в зал.

Что такое работа с площадкой? Подбор площадки, выбор зала для конференции или нескольких залов для форума?

Приведем несколько примеров из нашего опыта, самых простых и незаметных.

У вас планируется 120 гостей, зал рассчитан на 120 гостей. Идеально!

Но площадке необходимо продать себя, а вы и не думаете о такой мелочи как президиум для спикеров. Возникает вопрос: куда вы установить президиум, если зал ровно на 120 человек?
И начинаются проблемы. И самое грустное, что появляются они в ночь перед мероприятием! 🙁 Можно, конечно, успеть поменять зал, или уменьшить количество сидячих мест на круглом столе, или еще можно вообще отказаться от президиума и модератора мероприятия.

Разбираем на том же примере дальше.

Вы вспомнили про президиум, и у вас даже хватает места на это, но надо ли поднимать президиум от уровня пола?  Конечно же, да! И площадка предлагает вам подиум 40 см. Красивый, с классным синим ковролином на фоне красного пола в зале. Какая разница  красный или синий в ночь перед семинаром, правильно? 🙂
Но даже не это важно!  А вот есть ли у вас в президиуме женщины? И как они в юбке будут сидеть на белом кресле перед гостями на высоте 40 см от пола? Неловко, не правда ли!?

Ну вот вы определились наконец с высотой подиума и цветом, но это не все. После установки всей мебели и техники необходимо провести клининг зала.
И включить кондиционирование. Заранее! А не за час до начала мероприятия. У вас же 120 человек! В закрытом зале в 120 квадратных метрах! И, хочется надеяться, что не летом! 🙂

Таких страшилок может быть очень много.

Есть еще такой аспект как удобство размещения зон на площадке. Кто-то устанавливает зону регистрации на втором этаже, а все основное мероприятие проходит на первом. С уверенностью можно сказать, что вы потеряете часть гостей. Они просто не дойдут к вам на регистрацию. А когда регистрация не совсем у входа, или вообще не видна, необходимо организовать всю внутреннюю логистику мероприятия и площадки так, чтобы каждая зона была на своем месте, и не оказалась потерянной. Ну или наоборот, вам что-то необходимо спрятать. И тут тоже вам на помощь придет event-менеджер.

Этот список можно продолжать долго.

Вы, наши дорогие клиенты, конечно же, и самостоятельно сможете все это заметить, исправить и подготовить! 🙂 Но зачем вам бессонные ночи, нервы, и переделки в последний момент? Опыт нашей компании и менеджеров Диалог EVENT к Вашим услугам!

Впечатление о вас, о качестве организации вашего мероприятия, и о самом мероприятии будет очень испорчено, если гость не найдет гардероб, не увидит указателя круглого стола, или просто не сможет присесть отдохнуть!
Даже если программа всего форума будет на высоте,  удобство для каждого гостя — это самое главное! Это знаете, из серии «очень легко любить все человечество, но очень трудно любить соседа рядом».

Поделиться в facebook
Поделиться в google
Поделиться в twitter
Поделиться в vk
Поделиться в print
Поделиться в odnoklassniki