Конференции деловые и не только

Конференции деловые и не только. Особенности планирования в Краснодарском крае.

Про блоки, которые должна подразумевать механика процессов при организации таких форм деловых мероприятий как семинар, круглый стол, конференция, мы останавливались в одной из статей на нашем сайте. Давайте попробуем разобрать более детально на последнем. Какие блоки должен включать в себя процесс грамотной организации конференции?

Допустим, что у вас уже арендован зал, помещение для проведения конференции. Причем вы конечно, понимаете, что площадка соответствует количеству людей- она будет достаточной, т.е. та, на которой гармонично разместятся все участники. Они не будут «теряться», (мало людей на большой площади), и им не будет тесно.

Допустим, что у вас все грамотно спланированно в плане технического обеспечения мероприятия:

— есть мебель для президиума, регистрационная зона, велком-зона и все, что необходимо застроить,

— есть грамотно! разведенное звуковое оборудование, позволяющее получать качественный звук в любой части помещения,

— есть грамотно выставленный свет!, который достаточен, оптимален, комфортен,

— подобран «джентельментсткий набор» мультимедиа. Вы понимаете, на что лучше будет транслировать ваш контент, иллюстрации выступлений на вашей конференции — экраны, плазмы, проекции на стены, вывод изображения с тач-стола и т.д.

Все это у вас есть. Идем дальше. Если попытаться разделить конференции на разновидности, которые определяются составом участников, то можно выделить следующие категории. Бывают научные (научно-практические, научно-теоретические, научно-технические), а также узкоспециализированные, отраслевые конференции. Мероприятия, на которых коллеги, люди одной отрасли, профессионально обсуждают узкую проблематику.

Конференции могут классифицироваться в зависимости от охвата территории — межрегиональные, всероссийские, международные, планетарного масштаба😊)

В последнее время особой популярностью пользуются бизнес-конференции, особенностью которых, является возможность в рамках проведения, обсудить бизнес-проблемы, действующее законодательство, отношение государства, к определенным отраслям, укрепить деловые связи, обзавестись новыми бизнес-знакомствами или презентовать новые бизнес-решения.

Какие же особенности необходимо учитывать при генерировании конференции. Несколько правил:

— актуальность темы. Важность обсудить данный вопрос, должна быть основным продающим, побуждающим к участию фактором.

— уникальность спикеров. При планировании выступающих важно учитывать, не принижая значение не одной из сторон, как ценность информации, которую докладчик поведает слушателям, так и то, как он владеет аудиторией, каким оратором является. При этом очередность выступающих выстраивается с учетом определенной иерархии конечно же, а также с учетом того, кого по мере «уставания» готовы будут слушать и в конце рабочего дня конференции.

— состав аудитории. Не секрет, что состав приглашенных гостей, слушателей мероприятия, тоже может быть решающим фактором при принятии решения об участии в конференции. Важность определение «там будут все…» никто не отменял.

— регламент проведения. Исследования показывают, что оптимальным, с точки зрения рабочего состояния всех участников процесса является соблюдение следующего тайминга:

Начало работы – с 9.30-10.00, первые 4 выступления, рабочие сессии должны делиться между собой 2-3-мя перерывами на кофе-брейк. Если в рамках проведения предполагается пресс-конференция, то органично ее планировать или с 11-11.30, или на 14.00-16.30 .

— место и время года. Еще один аспект «человеческого фактора» в принятии решения об участии — если вы проводите, например, всероссийскую отраслевую трехдневную конференцию в сентябре, в Адлере… как вы думаете она будет емкой по количеству участников? Да еще если в программе конференции обозначено, что рабочих дней в этой программе два, третий — экскурсии по «живописным местам бла-бла-бла…». И эти два рабочих еще и с вечерними программами…

Вот такие нюансы, и терпение и труд вам в помощь😊

Поделиться в facebook
Поделиться в google
Поделиться в twitter
Поделиться в vk
Поделиться в print
Поделиться в odnoklassniki